Permanence téléphonique externalisée : quels avantages et inconvénients ?

par Prisca
permanence téléphonique

Établir une permanence téléphonique de qualité représente un véritable challenge pour les entreprises, quelles que soient leur activité et leur taille. Cependant, sa mise en place présente quelques contraintes, surtout en interne. Elle nécessite d’avoir les ressources nécessaires. Toutes les structures n’ont pas toujours les moyens financiers et humains pour l’établir. D’où la raison de confier cette tâche à des sociétés spécialisées.

Bénéficier d’un travail de qualité avec l’externalisation de la permanence téléphonique

Pour rappel, la permanence téléphonique fait partie des solutions essentielles capables d’améliorer les relations commerciales et l’image de l’entreprise. C’est une évidence puisqu’il s’agit du premier contact avec un prospect qui sera un futur client possiblement fidèle ou bien un éventuel partenaire. En raison de l’importance accrue de ce service, faire bonne impression reste la clé.

Dans cet angle, les opérateurs chargés de répondre aux appels doivent donc tout faire pour satisfaire les besoins des appelants. En effet, ils doivent se référer à différentes règles pour y arriver. Déjà, ils doivent décrocher rapidement le téléphone très rapidement. Leur réactivité s’avère être précieuse. Ils doivent également se montrer agréables et conviviaux, peu importe la situation. En même temps, ils doivent employer tous les moyens pour donner une solution claire et pertinente.

Dans l’assurance des prestations, la grande majorité des sociétés prestataires proposent des services haut de gamme. Cela se fait souvent grâce à leurs téléopérateurs bien formés à l’écoute, à l’attitude à tenir et au discours à établir. Ils sont aussi tenus de s’adapter à l’entreprise cliente, peu importe le secteur d’activité et sa taille. Ils disposent souvent d’un savoir-faire particulier en matière de traitement des appels téléphoniques.

Le gain de temps en externalisant

Certes, une entreprise peut embaucher de nouveaux salariés pour prendre en charge sa permanence téléphonique. Or, cette solution demande un important investissement financier, mais également un investissement temporel conséquent. L’employeur doit notamment assurer le recrutement, la formation, la gestion, l’organisation et la rémunération. Avec toutes ces obligations, la mise en place d’une permanence téléphonique en interne pleinement opérationnelle se voit être chronophage.

Justement, pour éviter d’engager le personnel en interne à réaliser une tâche qui ne le concerne pas, il est de mise de l’allouer à un prestataire en permanence téléphonique. Cela permet à l’entreprise de gagner du temps dans l’atteinte des objectifs en interne.

Chaque collaborateur pourra en l’occurrence se concentrer sur son cœur de métier. Le prestataire, de son côté, se chargera de l’encadrement et de la supervision de ses téléopérateurs en temps réel. Ces derniers se chargeront de recevoir, de traiter et de filtrer tous les appels de l’entreprise.

Quelques inconvénients de l’externalisation à tenir en compte

L’externalisation de la permanence téléphonique promet de nombreux atouts pour l’aspect commercial et relationnel d’une marque ou d’une entreprise. Par ailleurs, l’un des principaux soucis c’est surtout de trouver le candidat idéal capable de répondre aux besoins et aux exigences de l’entreprise cliente. D’autant plus qu’il existe sur le marché une pléthore de prestataires à prendre en considération. D’ailleurs, ils peuvent être aussi bien disponibles localement ou sont éventuellement délocalisés à l’étranger. Quoi qu’il en soit, un mauvais prestataire peut véhiculer une image négative auprès des prospects et des clients. Il est donc de mise d’être particulièrement vigilant dans son choix.

Par ailleurs, quelques solutions peuvent s’avérer utiles dans l’atteinte de cet objectif. Le mieux serait notamment de contacter directement le service commercial de l’entreprise prestataire afin de demander ses références. C’est-à-dire les derniers clients qui ont eu recours à leurs services. Après cela, il suffit de les contacter et de demander leurs avis pour connaître le degré de fiabilité du prestataire. Sinon, il est toujours souvent possible de tester leurs services. À ce propos, certains d’entre eux proposent gratuitement un essai durant un délai court de quelques semaines à un mois. Il faut dire que ce geste témoigne du sérieux du prestataire. Dans le cas contraire, il serait judicieux de tester d’autres structures proposant une permanence téléphonique externalisée.

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